L’apport des services Cloud dans l’adaptation des SI aux contraintes de la mobilité

Nous avons vu dans un précédent article ( https://espritcloud.fr/le-travail-a-distance-et-nomadisme-numerique-des-modeles-faits-pour-durer-quels-enjeux/ ) que nous assistons à des changements majeurs dans l’organisation du travail allant vers une part croissante du travail à distance.

Cette tendance de fond apporte son lot de bénéfices mais également de risques et occasionne une réorganisation profonde et adaptée des SI.

Dans ce contexte, quels sont les apports des technologies Cloud ? En quoi peuvent-elles apporter des solutions à la fois techniques, technologiques et organisationnelles, en restant pragmatique, pour répondre à ces nouveaux enjeux ?

Nous prenons le parti pris de focaliser notre réflexion sur les solutions de type Cloud. Cela ne signifie pas pour autant que les solutions de type « On Premise » n’ont pas de rôle à jouer dans cette transformation. Bien au contraire, les SI sont rarement exclusivement Cloud mais bien souvent hybrides voire multiclouds.

Les « Clouds » comme extension des infrastructures locales héritées

SaaS, PaaS, IaaS, DaaS, ces acronymes peuvent paraitres abscons mais comme Monsieur Jourdain beaucoup d’organisations utilisent sans le savoir des services de type SaaS, IaaS voire des précurseurs des services DaaS.

Un service de messagerie mail hébergé est en soit un premier service de type Software as a Service (SaaS).

De manière caricaturale, un service DaaS se rapproche d’un environnement RDS[1], Citrix fournissant un environnement utilisateur préformaté, mais hébergé à l’extérieur de vos locaux : dans le Cloud.

L’utilisation de ces différents types de services proposés soit par les acteurs majeurs du secteur : AWS, Microsoft Azure, OVH,  … ou des acteurs locaux apporte de multiples avantages :

• Une forte adaptabilité permettant de réduite ou d’augmenter les ressources afin de faire face à l’évolution des besoins ou de montées en charges.

Elles peuvent être liées au déploiement du télétravail, à des contraintes sanitaires ou simplement au développement de l’organisation, une saisonnalité de son activité.

• Un modèle financier de type Opex fondé sur les usages réels.

Ce modèle est d’autant plus intéressant lorsque les capacités du SI doivent être adaptables à la hausse comme à la baisse. En période d’incertitude il permet de limiter les investissements et garantit un budget aligné sur la sollicitation du SI.

Traditionnellement lors de l’implémentation d’une infrastructure locale, il est nécessaire de planifier une capacité et d’anticiper des montées en charges durant la période d’amortissement des équipements ce qui génère un surcoût CAPEX.

En cas de baisse des sollicitations, il est impossible de revenir en arrière.

[1] Ou anciennement TSE.

Un modèle de type Cloud et l’élasticité des capacités mises à disposition permet d’aligner les coûts à l’utilisation réelle des ressources. L’adaptation peut être réalisée manuellement par les équipes techniques voire automatisée.

• Une meilleure accessibilité du service depuis l’extérieur de l’organisation qui n’est plus soumis aux contraintes d’accès à l’infrastructure locale ni au bon dimensionnement des accès réseaux.
• L’accès à de nouvelles fonctionnalités facilitant la collaboration entre des utilisateurs distants: boites mails, calendriers partagés, coédition de document en temps réel, …
• Transfert de responsabilités vers un tiers qui garantit[1] la stabilité et l’accessibilité du service et allègement des tâches d’administration dévolues aux équipes techniques locales ou à l’infogéreur.

Les équipes techniques peuvent dès lors se consacrer à d’autres sujets qui deviennent critiques lors de la mise en œuvre du travail à distance :

• Cybersécurité, administration des services
• Expériences utilisateurs
• Gestion des périphériques et de leur conformité
• Support et accompagnement aux usages

Le rôle des services Cloud dans le développement de la mobilité en entreprise.

En situation de mobilité, chaque collaborateur doit pouvoir accéder aux ressources et pouvoir collaborer a minima de manière aussi efficace qu’en étant sur site.

Les outils mis à disposition, les moyens de communication doivent donc être adaptés à ces attentes et l’accès à l’information efficient.

Rendre les information disponibles et accessibles pour les collaborateurs en mobilité.

L’externalisation de tout ou partie[2] de l’information vers des espaces Cloud de type SharePoint Online, permet de répondre à cette problématique en s’affranchissant des contraintes d’accès au réseau d’entreprise (création d’accès VPN, gestion des identités, disponibilité des infrastructures, …).

Attention, afin de préserver le niveau de protection d’information cette démarche doit s’adosser à une gouvernance des données et une stratégie de gestion des accès claire, réfléchie et formalisée.

Une nécessaire modernisation et fluidification des moyens de communication :

En mobilité ou télétravail les échanges par mails ou appels téléphoniques atteignent leurs limites. Ils ne peuvent remplacer la spontanéité des échanges en présentiel voire se révéler intrusifs.

Le développement de l’usage du tchat, qui véhiculait il y a quelques années une image plus récréative que professionnelle, est une illustration de la nécessité de repenser les modes de communication.

Bon nombre d’outils Cloud permettent l’unification des divers canaux de communication (tchat, appels audio ou vidéo, organisation de réunions) et viennent moderniser ce service par :

• une disponibilité du service quel que soit le lieu ou le périphérique utilisé, permettant dès lors de s’affranchir du poste téléphonique historique
• une potentielle extension des moyens de communication tchat, appels audio, vidéo, à destination d’interlocuteurs hors de l’organisation
• une possibilité d’interconnexion avec d’autres outils tels que la messagerie permettant de vérifier la disponibilité de l’interlocuteur qu’il soit interne ou externe à l’organisation
• l’accès à des fonctionnalités novatrices: traduction à la volée, sous titrage, tableaux blancs virtuels, prises de notes, ….

Maintenir la cohésion des équipes et faciliter la collaboration malgré la disparité géographique de ses membres.

C’est un enjeu majeur. Il est important de réunir les conditions pour maintenir le lien social, fédérer les équipes, fluidifier la circulation de l’information.

La mise en œuvre d’outils collaboratifs dédiés tels que TEAMS devient un élément facilitateur important. Ils sont un agrégateur d’une partie des outils, de l’information, des moyens de communication que ce soit intra organisation ou inter organisation.

Ils représentent au quotidien un lieu de travail et d’échanges et recréent ainsi un cadre structuré à l’échelle d’un projet, d’un métier, d’une organisation voire inter l’organisations.

La possibilité de coédition des documents, de gestions de tâches, de pilotage de projet y compris par l’adjonction d’outils tiers viennent renforcer l’attrait de ces solutions.

[1] Il est dès lors impératif d’être vigilant quant aux engagements apportés par l’hébergeur. Bien qu’une attention particulière doive être portée sur le sujet, ce transfert est dans la plupart des cas synonyme d’un accroissement de la qualité du service apporté.

[2] Toutes les données ne sont pas délocalisables. Une analyse sur leur typologie, leurs usages, … doit être menée au préalable.

La gestion des périphériques

Comme nous l’avons déjà évoqué, les équipes techniques font face à de nouvelles contraintes.

Parmi elles, la gestion d’équipements qui ne sont plus présents « physiquement » au sein de l’organisation ou la prise en compte des possibilités apportés par le BYOD[3].

Un modèle de type Cloud et l’élasticité des capacités mises à disposition permet d’aligner les coûts à l’utilisation réelle des ressources. L’adaptation peut être réalisée manuellement par les équipes techniques voire automatisée.

• Une meilleure accessibilité du service depuis l’extérieur de l’organisation qui n’est plus soumis aux contraintes d’accès à l’infrastructure locale ni au bon dimensionnement des accès réseaux.
• L’accès à de nouvelles fonctionnalités facilitant la collaboration entre des utilisateurs distants: boites mails, calendriers partagés, coédition de document en temps réel, …
• Transfert de responsabilités vers un tiers qui garantit[1] la stabilité et l’accessibilité du service et allègement des tâches d’administration dévolues aux équipes techniques locales ou à l’infogéreur.

Les équipes techniques peuvent dès lors se consacrer à d’autres sujets qui deviennent critiques lors de la mise en œuvre du travail à distance :

• Cybersécurité, administration des services
• Expériences utilisateurs
• Gestion des périphériques et de leur conformité
• Support et accompagnement aux usages

Le rôle des services Cloud dans le développement de la mobilité en entreprise.

En situation de mobilité, chaque collaborateur doit pouvoir accéder aux ressources et pouvoir collaborer a minima de manière aussi efficace qu’en étant sur site.

Les outils mis à disposition, les moyens de communication doivent donc être adaptés à ces attentes et l’accès à l’information efficient.

Rendre les information disponibles et accessibles pour les collaborateurs en mobilité.

L’externalisation de tout ou partie[2] de l’information vers des espaces Cloud de type SharePoint Online, permet de répondre à cette problématique en s’affranchissant des contraintes d’accès au réseau d’entreprise (création d’accès VPN, gestion des identités, disponibilité des infrastructures, …).

Attention, afin de préserver le niveau de protection d’information cette démarche doit s’adosser à une gouvernance des données et une stratégie de gestion des accès claire, réfléchie et formalisée.

Une nécessaire modernisation et fluidification des moyens de communication :

En mobilité ou télétravail les échanges par mails ou appels téléphoniques atteignent leurs limites. Ils ne peuvent remplacer la spontanéité des échanges en présentiel voire se révéler intrusifs.

Le développement de l’usage du tchat, qui véhiculait il y a quelques années une image plus récréative que professionnelle, est une illustration de la nécessité de repenser les modes de communication.

Bon nombre d’outils Cloud permettent l’unification des divers canaux de communication (tchat, appels audio ou vidéo, organisation de réunions) et viennent moderniser ce service par :

• une disponibilité du service quel que soit le lieu ou le périphérique utilisé, permettant dès lors de s’affranchir du poste téléphonique historique
• une potentielle extension des moyens de communication tchat, appels audio, vidéo, à destination d’interlocuteurs hors de l’organisation
• une possibilité d’interconnexion avec d’autres outils tels que la messagerie permettant de vérifier la disponibilité de l’interlocuteur qu’il soit interne ou externe à l’organisation
• l’accès à des fonctionnalités novatrices: traduction à la volée, sous titrage, tableaux blancs virtuels, prises de notes, ….

Maintenir la cohésion des équipes et faciliter la collaboration malgré la disparité géographique de ses membres.

C’est un enjeu majeur. Il est important de réunir les conditions pour maintenir le lien social, fédérer les équipes, fluidifier la circulation de l’information.

La mise en œuvre d’outils collaboratifs dédiés tels que TEAMS devient un élément facilitateur important. Ils sont un agrégateur d’une partie des outils, de l’information, des moyens de communication que ce soit intra organisation ou inter organisation.

Ils représentent au quotidien un lieu de travail et d’échanges et recréent ainsi un cadre structuré à l’échelle d’un projet, d’un métier, d’une organisation voire inter l’organisations.

La possibilité de coédition des documents, de gestions de tâches, de pilotage de projet y compris par l’adjonction d’outils tiers viennent renforcer l’attrait de ces solutions.

La gestion des périphériques

Comme nous l’avons déjà évoqué, les équipes techniques font face à de nouvelles contraintes.

Parmi elles, la gestion d’équipements qui ne sont plus présents « physiquement » au sein de l’organisation ou la prise en compte des possibilités apportés par le BYOD[3].

Les solutions de type Cloud telles qu’Intune, Autopilot offrent l’avantage de ne pas se cantonner au réseau local d’entreprise.

Elles permettent de piloter tous les aspects du cycle de vie des  périphériques quelle que soit leur localisation géographique :

• déploiement
• sécurisation
• validation de la conformité préalablement à l’accès aux ressources
• maintien en conditions opérationnelles

Appropriation des outils et transformation organisationnelle

Nous venons de le voir, les solutions technologiques pour accompagner le nomadisme numérique sont multiples et performantes. Cependant leur mise à disposition n’est pas suffisante en soi. La nécessaire transformation des pratiques nécessite un accompagnement au changement.

Une transformation des pratiques

En apportant leur lot d’innovations et de nouveaux services, ces outils permettent de redessiner les flux de transmission de l’information et les process associés.

Nous pouvons illustrer notre propos en prenant l’exemple du mail.

Au fil du temps, il est devenu un canal de communication plébiscité.  Nous connaissons tous ces fils de discussions interminables dans lesquels nous avons été ajoutés en copie sans trop savoir pourquoi, ces mails pour échanger des documents ou pour simplement vérifier notre disponibilité.

En disposant des outils appropriés il est important de transformer les pratiques : les discussions sont menées via le tchat et concernent uniquement les interlocuteurs appropriés, l’envoi de documents remplacé par leur mise à disposition dans l’espace collaboratif, la disponibilité de son interlocuteur immédiatement visible dès l’instant où son calendrier est à jour, etc.

Nous le voyons, les répercussions sont multiples et s’étendent au-delà du périmètre interne de l’organisation.

La possibilité de permettre l’accès à d’autres organisations, des partenaires, des clients va redessiner les relations entre les différentes parties prenantes.

D’un point de vue plus individuel, nous l’avons vu, la question du télétravail vient brouiller les frontières entre vie privée et professionnelle avec les risques associés ( https://espritcloud.fr/le-travail-a-distance-et-nomadisme-numerique-des-modeles-faits-pour-durer-quels-enjeux/ ). Cette tendance est renforcée par l’hyper disponibilité des outils Cloud.

La structuration du temps de travail, la question du droit à la déconnexion deviennent des sujets de réflexions prioritaires et doivent faire l’objet d’une réflexion concertée au sein de chaque organisation.

L’accompagnement au changement et la formation deviennent une nécessité :

La transformation des pratiques ne peut s’opérer sans un accompagnement de l’ensemble des parties prenantes

– Les équipes techniques dans l’appréhension du champ des possibles, des impacts sur le SI existant, l’administration/exploitation des nouvelles solutions

– Les managers dans l’exploitation des opportunités dans la transformation de leur relation avec des collaborateurs et des équipes géographiquement dispersés

– Les utilisateurs dans l’appropriation des outils mis à dispositions et des conditions d’usages

Ce rapide aperçu du champ des possibles confirme que les technologies Cloud peuvent apporter des solutions pertinentes dans la transformation des modèles de travail et de collaboration que ce soit inter ou intra entreprises.

L’organisation du SI s’en trouve largement modifiée dans le sens d’une ouverture accrue vers l’extérieur.

Cette transformation doit nécessairement s’accompagner d’un changement de paradigme en matière de sécurité. C’est un sujet critique et incontournable auquel nous consacrerons notre prochain article.

Les solutions de type Cloud telles qu’Intune, Autopilot offrent l’avantage de ne pas se cantonner au réseau local d’entreprise.

Elles permettent de piloter tous les aspects du cycle de vie des  périphériques quelle que soit leur localisation géographique :

• déploiement
• sécurisation
• validation de la conformité préalablement à l’accès aux ressources
• maintien en conditions opérationnelles

Appropriation des outils et transformation organisationnelle

Nous venons de le voir, les solutions technologiques pour accompagner le nomadisme numérique sont multiples et performantes. Cependant leur mise à disposition n’est pas suffisante en soi. La nécessaire transformation des pratiques nécessite un accompagnement au changement.

Une transformation des pratiques

En apportant leur lot d’innovations et de nouveaux services, ces outils permettent de redessiner les flux de transmission de l’information et les process associés.

Nous pouvons illustrer notre propos en prenant l’exemple du mail.

Au fil du temps, il est devenu un canal de communication plébiscité.  Nous connaissons tous ces fils de discussions interminables dans lesquels nous avons été ajoutés en copie sans trop savoir pourquoi, ces mails pour échanger des documents ou pour simplement vérifier notre disponibilité.

En disposant des outils appropriés il est important de transformer les pratiques : les discussions sont menées via le tchat et concernent uniquement les interlocuteurs appropriés, l’envoi de documents remplacé par leur mise à disposition dans l’espace collaboratif, la disponibilité de son interlocuteur immédiatement visible dès l’instant où son calendrier est à jour, etc.

Nous le voyons, les répercussions sont multiples et s’étendent au-delà du périmètre interne de l’organisation.

La possibilité de permettre l’accès à d’autres organisations, des partenaires, des clients va redessiner les relations entre les différentes parties prenantes.

D’un point de vue plus individuel, nous l’avons vu, la question du télétravail vient brouiller les frontières entre vie privée et professionnelle avec les risques associés ( https://espritcloud.fr/le-travail-a-distance-et-nomadisme-numerique-des-modeles-faits-pour-durer-quels-enjeux/ ). Cette tendance est renforcée par l’hyper disponibilité des outils Cloud.

La structuration du temps de travail, la question du droit à la déconnexion deviennent des sujets de réflexions prioritaires et doivent faire l’objet d’une réflexion concertée au sein de chaque organisation.

L’accompagnement au changement et la formation deviennent une nécessité :

La transformation des pratiques ne peut s’opérer sans un accompagnement de l’ensemble des parties prenantes

– Les équipes techniques dans l’appréhension du champ des possibles, des impacts sur le SI existant, l’administration/exploitation des nouvelles solutions

– Les managers dans l’exploitation des opportunités dans la transformation de leur relation avec des collaborateurs et des équipes géographiquement dispersés

– Les utilisateurs dans l’appropriation des outils mis à dispositions et des conditions d’usages

Ce rapide aperçu du champ des possibles confirme que les technologies Cloud peuvent apporter des solutions pertinentes dans la transformation des modèles de travail et de collaboration que ce soit inter ou intra entreprises.

L’organisation du SI s’en trouve largement modifiée dans le sens d’une ouverture accrue vers l’extérieur.

Cette transformation doit nécessairement s’accompagner d’un changement de paradigme en matière de sécurité. C’est un sujet critique et incontournable auquel nous consacrerons notre prochain article.