L’adoption croissance des services Cloud et des outils collaboratifs, tels que Microsoft 365, n’est plus à démontrer et concerne une multitude d’organisations quelles que soient leurs tailles ou leurs domaines d’activités.
Les budgets alloués à ces briques désormais fondamentales du Système d’Information vont croissant. La maîtrise des coûts, l’optimisation des budgets deviennent un enjeu majeur.
Pourtant nous constatons fréquemment un flou persistant quant à la pertinence et surtout l’efficience des budgets consacrés aux environnements Cloud.
Notre objectif ? Présenter des leviers d’optimisation des abonnements Microsoft 365 et de maîtrise des coûts tout en maximisant l’utilisation des services proposés.
Pour des raisons de concision, nous prenons le parti de nous focaliser sur les solutions Microsoft 365 mais la méthodologie doit être étendue à l’ensemble de l’écosystème Cloud.
Constats
Lors de l’analyse des tenants Microsoft 365 plusieurs constats sont monnaie courante :
- la présence d’abonnements non attribués ou inutilisés
- des problématiques de dimensionnement des souscriptions : sous-dimensionnées ou, plus fréquemment, surdimensionnées.
- une redondance des services souscrits entre l’environnement Microsoft 365 et d’autres parties du SI engendrant des coûts superflus
- des services souscrits mais non déployés
Les tarifs des souscriptions peuvent présenter des variations significatives. Il est donc impératif d’examiner attentivement ces choix pour optimiser l’efficacité budgétaire.
Vers une meilleure gestion des licences inutilisées :
Pour une gestion optimale des tenants Microsoft 365, une revue régulière s’avère cruciale, tout particulièrement avant les anniversaires d’engagement et lors de la planification budgétaire.
L’objectif premier est de prévenir toute souscription ou renouvellement inutile. L’audit des tenants présente ainsi les avantages suivants :
- Détecter les licences provisionnées mais non attribuées
- Identifier les licences mises à disposition d’utilisateurs externes mais inactives
- Éviter la souscription anticipée de licences, permettant de constituer un stock pour une mise à disposition rapide. Cette stratégie est encore courante même si des solutions permettent d’activer des abonnements en quelques minutes.
Aligner les abonnements souscrits aux besoins
Les souscriptions Microsoft 365 prenant souvent la forme de « packs » il est tentant d’y souscrire plutôt que de sélectionner spécifiquement les outils souhaités.
Les conséquences :
- Des outils latents mais non déployés bien que facturés
- Des services mis à disposition sans réelle intégration au SI suscitant des usages non maîtrisés et des risques en termes de sécurité. Exemple : les espaces de stockage OneDrive individuels parfois laissés à la disposition des collaborateurs sans sécurisation du service ni communication auprès des usagers.
- Des outils en doublons entrainant une complexification du SI et une divergence des usages. La cohabitation de plusieurs solutions de visioconférence est une illustration parfaite de ce phénomène.
Notre conseil : la bonne licence pour le bon usage.
Pour cela, il est indispensable d’avoir une vision claire sur :
- les stratégies de l’organisation
- les services attendus par les métiers
- les usages des collaborateurs
- une cartographie applicative du SI
- être en connaissance des types d’abonnements disponibles et être tenu informé de leurs évolutions. Les références sont pléthoriques et évoluent régulièrement. Un exemple : depuis le 1er octobre, TEAMS devient un outil à part entière. L’article détaillé ici
Suivre les usages et l’adoption
L’optimisation fonctionnelle est une autre étape clé.
Après avoir identifié scrupuleusement les outils qui doivent être mis à disposition il est primordial qu’ils soient pleinement utilisés gage d’un ROI satisfaisant. Les gains peuvent être directs, productivité, rentabilité, ou indirect, expérience utilisateurs, … .
Il est donc nécessaire d’évaluer le taux d’adoption des services mis à disposition afin de déterminer ceux qui sont le plus utilisés ou ceux qui le sont rarement voire pas du tout.
La bonne nouvelle ? Ces données sont disponibles depuis le centre d’administration Microsoft 365. Certaines le sont directement, d’autres nécessitent le recours à des scripts Powershell.
Notre conseil : définir et mettre en place des indicateurs d’usage afin de s’assurer de l’adoption par les utilisateurs.
Attention, ces indicateurs n’ont d’intérêt que pour les actions d’optimisation qui pourront en découler :
- formation et accompagnement au changement
- adaptation des process internes
- modification des typologies de licences attribuées
Esprit Cloud peut vous accompagner dans la définition de ces indicateurs et l’élaboration des scripts appropriés.
Une rationalisation des outils et du SI
Pour améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les budgets, la simplification du SI et la rationalisation des services sont essentielles.
Elles offrent deux avantages clés :
- Réduction des coûts en éliminant les services redondants
- Lutte contre le shadow IT et ses risques, y compris les impacts financiers
Dans cette démarche, une attention particulière doit être apportée aux outils et services suivants, qui sont souvent sources de doublons ou shadow IT :
- Visioconférence
- Solution de partage et mise à disposition de documents
- Antispam
- Protection des Endpoint
- MDM (Mobile Device Management) et outils de déploiement
La simplification du SI et la consolidation des outils améliorent l’efficacité opérationnelle, facilitent l’exploitation et réduisent les coûts liés au MCO (maintien en conditions opérationnelles).
Une nécessaire Gouvernance Cloud
La gouvernance Cloud revêt une importance cruciale pour l’optimisation financière des licences Microsoft 365.
En instaurant des politiques et des procédures claires, les organisations peuvent exercer un meilleur contrôle sur l’utilisation des licences, éviter les licences inutiles ou surdimensionnées et ainsi maximiser le ROI de leurs investissements Cloud.
Une gouvernance efficace permet également de réduire les risques en matière de sécurité et de conformité.
Pour illustrer notre point de vue, prenons l’exemple du processus d’intégration d’un nouveau collaborateur. Il s’agit de de définir, en fonction de son profil professionnel, les outils nécessaires, attribuer les licences appropriées et s’assurer de lui fournir une formation adaptée.
La bonne nouvelle réside dans la possibilité d’automatiser ce processus.
Conclusion
En résumé, l’optimisation des licences Microsoft 365 et des usages associés, sont des objectifs essentiels pour les organisations désireuses de maîtriser leurs budgets et maximiser la valeur de leurs investissements dans le Cloud.
En adoptant les bonnes pratiques et en instaurant une gouvernance Cloud efficace, il est possible de réduire les coûts, améliorer l’efficacité opérationnelle et garantir une utilisation optimale des abonnements Microsoft 365.
Pour en savoir plus sur l’optimisation de votre écosystème Microsoft 365 et obtenir des conseils personnalisés n’hésitez pas à nous contacter.
Nous sommes là pour vous permettre d’exploiter pleinement les avantages de vos solutions Cloud.