L’apport des services Cloud dans l’adaptation des SI aux contraintes de la mobilité

Nous avons vu dans un précédent article ( https://espritcloud.fr/le-travail-a-distance-et-nomadisme-numerique-des-modeles-faits-pour-durer-quels-enjeux/ ) que nous assistons à des changements majeurs dans l’organisation du travail allant vers une part croissante du travail à distance.

Cette tendance de fond apporte son lot de bénéfices mais également de risques et occasionne une réorganisation profonde et adaptée des SI.

Dans ce contexte, quels sont les apports des technologies Cloud ? En quoi peuvent-elles apporter des solutions à la fois techniques, technologiques et organisationnelles, en restant pragmatique, pour répondre à ces nouveaux enjeux ?

Nous prenons le parti pris de focaliser notre réflexion sur les solutions de type Cloud. Cela ne signifie pas pour autant que les solutions de type « On Premise » n’ont pas de rôle à jouer dans cette transformation. Bien au contraire, les SI sont rarement exclusivement Cloud mais bien souvent hybrides voire multiclouds.

Les “Clouds” comme extension des infrastructures locales héritées

SaaS, PaaS, IaaS, DaaS, ces acronymes peuvent paraitres abscons mais comme Monsieur Jourdain beaucoup d’organisations utilisent sans le savoir des services de type SaaS, IaaS voire des précurseurs des services DaaS.

Un service de messagerie mail hébergé est en soit un premier service de type Software as a Service (SaaS).

De manière caricaturale, un service DaaS se rapproche d’un environnement RDS[1], Citrix fournissant un environnement utilisateur préformaté, mais hébergé à l’extérieur de vos locaux : dans le Cloud.

L’utilisation de ces différents types de services proposés soit par les acteurs majeurs du secteur : AWS, Microsoft Azure, OVH,  … ou des acteurs locaux apporte de multiples avantages :

• Une forte adaptabilité permettant de réduite ou d’augmenter les ressources afin de faire face à l’évolution des besoins ou de montées en charges.

Elles peuvent être liées au déploiement du télétravail, à des contraintes sanitaires ou simplement au développement de l’organisation, une saisonnalité de son activité.

• Un modèle financier de type Opex fondé sur les usages réels.

Ce modèle est d’autant plus intéressant lorsque les capacités du SI doivent être adaptables à la hausse comme à la baisse. En période d’incertitude il permet de limiter les investissements et garantit un budget aligné sur la sollicitation du SI.

Traditionnellement lors de l’implémentation d’une infrastructure locale, il est nécessaire de planifier une capacité et d’anticiper des montées en charges durant la période d’amortissement des équipements ce qui génère un surcoût CAPEX.

En cas de baisse des sollicitations, il est impossible de revenir en arrière.

[1] Ou anciennement TSE.

Un modèle de type Cloud et l’élasticité des capacités mises à disposition permet d’aligner les coûts à l’utilisation réelle des ressources. L’adaptation peut être réalisée manuellement par les équipes techniques voire automatisée.

• Une meilleure accessibilité du service depuis l’extérieur de l’organisation qui n’est plus soumis aux contraintes d’accès à l’infrastructure locale ni au bon dimensionnement des accès réseaux.
• L’accès à de nouvelles fonctionnalités facilitant la collaboration entre des utilisateurs distants: boites mails, calendriers partagés, coédition de document en temps réel, …
• Transfert de responsabilités vers un tiers qui garantit[1] la stabilité et l’accessibilité du service et allègement des tâches d’administration dévolues aux équipes techniques locales ou à l’infogéreur.

Les équipes techniques peuvent dès lors se consacrer à d’autres sujets qui deviennent critiques lors de la mise en œuvre du travail à distance :

• Cybersécurité, administration des services
• Expériences utilisateurs
• Gestion des périphériques et de leur conformité
• Support et accompagnement aux usages

Le rôle des services Cloud dans le développement de la mobilité en entreprise.

En situation de mobilité, chaque collaborateur doit pouvoir accéder aux ressources et pouvoir collaborer a minima de manière aussi efficace qu’en étant sur site.

Les outils mis à disposition, les moyens de communication doivent donc être adaptés à ces attentes et l’accès à l’information efficient.

Rendre les information disponibles et accessibles pour les collaborateurs en mobilité.

L’externalisation de tout ou partie[2] de l’information vers des espaces Cloud de type SharePoint Online, permet de répondre à cette problématique en s’affranchissant des contraintes d’accès au réseau d’entreprise (création d’accès VPN, gestion des identités, disponibilité des infrastructures, …).

Attention, afin de préserver le niveau de protection d’information cette démarche doit s’adosser à une gouvernance des données et une stratégie de gestion des accès claire, réfléchie et formalisée.

Une nécessaire modernisation et fluidification des moyens de communication :

En mobilité ou télétravail les échanges par mails ou appels téléphoniques atteignent leurs limites. Ils ne peuvent remplacer la spontanéité des échanges en présentiel voire se révéler intrusifs.

Le développement de l’usage du tchat, qui véhiculait il y a quelques années une image plus récréative que professionnelle, est une illustration de la nécessité de repenser les modes de communication.

Bon nombre d’outils Cloud permettent l’unification des divers canaux de communication (tchat, appels audio ou vidéo, organisation de réunions) et viennent moderniser ce service par :

• une disponibilité du service quel que soit le lieu ou le périphérique utilisé, permettant dès lors de s’affranchir du poste téléphonique historique
• une potentielle extension des moyens de communication tchat, appels audio, vidéo, à destination d’interlocuteurs hors de l’organisation
• une possibilité d’interconnexion avec d’autres outils tels que la messagerie permettant de vérifier la disponibilité de l’interlocuteur qu’il soit interne ou externe à l’organisation
• l’accès à des fonctionnalités novatrices: traduction à la volée, sous titrage, tableaux blancs virtuels, prises de notes, ….